Trabajo y detalle pero sobre todo mucha organización son  claves en la Gestión de Eventos Deportivos

En los últimos días hemos estado trabajando en la organización y gestión de diversos eventos deportivos. Por un lado para BM Morvedre, estuvimos organizando primero, y desarrollando a posteriori un evento para la presentación de su primera plantilla, y para el Gran Fondo Internacional Marcha Ciudad de Valencia,  la gestión y comunicación global de este evento ciclista, que año tras año crece y se consolida dentro del amplio espectro de pruebas ciclistas que hay en nuestra geografía.

Eventos muy dispares pero con un mismo objetivo al final, la amplia repercusión mediática de los mismos y que sin duda en ambos se ha conseguido. Pero para conseguirlo es básico organizar y planificar de la manera adecuada, y aquí os queremos proporcionar unos consejos que si estás pensando en organizar y gestionar un evento deportivo deberías tener en cuenta.

Vamos allá.

Primero.  Piensa muy bien el objetivo del evento.  Esto es vital, y aunque parezca obvio, en muchas ocasiones no se tiene en cuenta. De hecho pienso que muchos eventos no consiguen sus objetivos, porque realmente no los tienen claros de inicio, y aunque parezca algo “enrevesado” y contraproducente, no lo es. ¿Buscas atraer inscripciones? ¿Tener repercusión mediática? ¿Dar a conocer tu empresa a corto plazo? Son estas preguntas que deberías plantearte de inicio, ya que si la respuesta es una u otra, las acciones a realizar, serán diferentes, y de hecho la consecución de otros aspectos más allá del objetivo principal no deberían limitar tus acciones ni generar “frustación”, ya que tu objetivo principal es lo importante.

Segundo. Establece un timing detallado del mismo. Tenemos claro que ya habrás organizado todos los aspectos, habrás contactado con todos los proveedores, partners e incluso autoridades que asistirán a la inauguración. Pero, ¿tienes de manera clara y detallada y “has apuntado” minuto a minuto cuales van a ser las acciones a desarrollar? La organización detallada y el establecimiento de tiempos es un aspecto en el que muchos eventos “fracasan” y de hecho se nota cuando las demoras en el inicio se hacen patentes.

Tercero. Asigna funciones detalladas a cada miembro de la organización. ¿Conoce cada una de las personas que trabaja en el evento que es lo que tiene que hacer de manera clara y detallada? ¿Habéis revisado todas las acciones a realizar y asignado una persona a cada una? La asignación de roles y funciones falla en muchas ocasiones, y se producen fallos derivados de quien tenía que ejecutar una acción determinada e incluso acciones que no se realizan porque falta la persona que las lleve a cabo.

Cuarto. Visualiza previamente el evento. Unos días antes “vive” el evento en tu mente, intenta de manera detallada pensar en todo lo que hay que realizar y visualizarlo, los momentos previos, los asistentes, el post. De hecho si luego en el momento de la organización las cosas fluyen como habías pensado, seguro que tendrás la sensación de que todos los pasos se han ido cumpliendo en base a lo esperado , e incluso sentir la sensación de un “deja vu”.

Quinto. Atento a los imprevistos. Por supuesto, los imprevistos…no podían faltar. Aunque lo hayas planificado, visualizado, organizado, seguro que al final siempre aparece algo no previsto. En esos caso.. tranquilidad, no te pongas nervioso, piensa en soluciones rápidas y/o alternativas y toma decisiones. Puede ser que incluso algo no tenga alternativa posible, y esa sea la solución, ir adelante con el imprevisto sucedido. Si lo afrontas con naturalidad, los asistentes sabrán entenderlo.

Espero que estos consejos te hayan servido para organizar y gestionar tu evento, aunque recuerda que siempre puedes contactar con nosotros para que te ayudemos a conseguirlo.